GOVERNANÇA CORPORATIVA: ORÇAMENTO BASE ZERO (OBZ)

O Orçamento Empresarial é uma ferramenta que auxilia na quantificação e acompanhamento do que foi definido no Planejamento Estratégico. Conforme abordado no artigo Governança Corporativa: Orçamento Empresarial, existem diversas metodologias para se elaborar um Orçamento, tais como Orçamento Estático, Flexível, Contínuo, Incremental, Histórico, Revisado (Forecast) e Base Zero. A empresa deve escolher a metodologia que melhor se adequa a seu negócio, bem como o momento que ela se encontra, seu estágio de amadurecimento e aplicação de Governança Corporativa.

O Orçamento Base Zero (OBZ) é o planejamento de um novo ciclo orçamentário sem vícios. É uma das metodologias que geram alto impacto na gestão, uma vez que, para a elaboração, não são considerados os históricos de dados e informações. O OBZ parte do pressuposto de que todas as despesas, custos, receitas e investimentos serão constituídos do zero, como uma folha em branco, e, cada recurso será avaliado de forma criteriosa conforme as diretrizes do Planejamento Estratégico e da sua consequente relevância para a companhia.

Diferentemente de uma metodologia de Orçamento Incremental, por exemplo, que avalia os históricos e corrige os gastos a determinada taxa, essa metodologia busca a melhor eficiência dos recursos, pois ela avalia a necessidade e origem de cada gasto. A metodologia do OBZ não descarta a possibilidade de avaliação do histórico de dados, mas sua principal diferença para os outros métodos é que ela serve como base de conhecimento e não como definição dos gastos.

O OBZ é uma excelente forma de revisar todos os gastos a fim de eliminar dispêndios desnecessários, direcionar os investimentos e repensar novas alternativas dos gastos recorrentes, otimizando assim a aplicação dos recursos da empresa.

O OBZ é indicado principalmente para empresas que apresentaram aumentos sucessivos em seus custos e despesas e que, por consequência, vêm apresentando degradação de suas Margens Operacionais. Este evento ocorre com frequência com empresas que apresentaram um crescimento grande e desordenado.

Pode-se destacar como principais etapas dentro do OBZ: Definição das Estratégias e Metas Orçamentárias, Definição dos Pacotes Base Zero, Definição da Matriz de Responsabilidade, Priorização e Elaboração dos Pacotes e Acompanhamento do Orçamento Base Zero.

• Definição das Estratégias e Metas Orçamentárias: Etapa imprescindível para essa metodologia, uma vez que será necessário definir prioridades de acordo com as metas e objetivos da empresa. Portanto, sem metas claras e bem definidas, a aplicação da metodologia ficará comprometida.
• Definição de Pacotes Base Zero: Os pacotes são agrupamentos de contas com natureza ou característica similar para melhor análise e planejamento do orçamento empresarial.  Por exemplo, todas as contas relacionadas a gastos de viagem (hotel, passagem e alimentação) podem ser alocadas na variável base zero “Viagens e Estadas”. A partir daí serão orçadas em centros de custo de diferentes níveis tal como administração, comercial, industrial e agrupados em pacotes denominados “Utilidades”.
• Definição das Matrizes de Responsabilidade: Após a definição dos pacotes será o momento de delegar responsabilidade para gestores-chave no processo orçamentário, que deverão estudar as contas e seus gastos para propor uma estrutura adequada.
• Priorização e Elaboração dos Pacotes Base Zero: Nessa etapa será elaborado o orçamento dos pacotes que foram estudados previamente, dimensionando os gastos por cada variável base zero, construindo memória de cálculo e justificando detalhadamente a solicitação novos recursos, aumentos ou redução de gastos para que o gestor possa tomar a decisão aprovar, reprovar e eliminar o orçamento proposto.
• Acompanhamento do Orçamento Base Zero: Uma vez aprovados o orçamento, essa etapa passa a fazer parte do dia a dia do gestor que deverá acompanhar seja em planilha ou sistema gerencial mensalmente, garantindo que os gastos sejam feitos de acordo com o planejado e justificando possíveis desvios.

O Orçamento Base Zero geralmente é mais complexo e demanda mais tempo que as demais metodologias orçamentárias, dessa forma é importante a antecipação de sua elaboração, e não deixar apenas para o último trimestre do ano.

Em um ambiente cada vez mais competitivo e em cenários com alto grau de incertezas, a escolha de uma ferramenta de gestão orçamentária pode ser um diferencial para a prosperidade de uma companhia, além de uma boa oportunidade de reavaliar e gerir melhor a aplicação dos seus recursos.