Diagnóstico Financeiro e Operacional: Como um Bar e Restaurante pode Ganhar Mais com Gestão Financeira e Processos Integrados

A Gestão Financeira eficiente é um dos pilares fundamentais para o sucesso de qualquer empreendimento. No setor de alimentação, em especial, as margens de lucro são extremamente sensíveis ao controle de custos e ao aproveitamento de matérias-primas. Neste artigo, apresentamos um caso real de uma Rede de Bares e Restaurantes que passou por um Diagnóstico Financeiro e Operacional completo realizado pela FC Partners.

A Abordagem

A primeira etapa do trabalho de Diagnóstico realizado pela FC Partners sempre consiste em entender quais são os Controles Financeiros e Operacionais da Empresa e como eles estão organizados. Em seguida, realizamos uma conferência desses controles com as Demonstrações Contábeis.

Do ponto de vista Operacional, identificamos os principais indicadores medidos pela Empresa, as métricas e fontes de informação utilizadas para sua mensuração e os responsáveis por cada uma delas.

O Desafio: Falta de Integração nos Dados

Apesar de possuir boas informações financeiras, a Rede de Bares e Restaurantes enfrentava dificuldades para consolidar seus dados Contábeis e Gerenciais. Esse é um desafio comum em Empresas que possuem contabilidade terceirizada. Como consequência, deixam de considerar informações importantes da contabilidade que poderiam ser úteis para confrontar com os dados gerenciais internos – e vice-versa.

Os Indicadores monitorados por diferentes áreas – Comercial (Gerentes de Unidade e Atendimento), RH, Compras, Financeiro e Controle de Estoque – não eram compartilhados entre os setores, tornando difícil a elaboração de estratégias eficazes para a melhoria contínua.

Mapeamento dos Controles Gerenciais e Contábeis

Dentre as inconsistências e oportunidades demelhoria identificadas, percebemos que o Fluxo de Caixa diário não era consolidado mensalmente e seus dados não eram validados pela Conciliação Bancária. As principais causas dessa falta de controle eram as movimentações em dinheiro e os controles paralelos de reembolso.

A FC Partners propôs alternativas para integrar diversas planilhas em um controle centralizado no seu Sistema Gerencial, baseando-se em experiências de projetos anteriores.

Análise de Indicadores por Área

Avaliamos os KPIs monitorados por cada setor, verificando quais eram acompanhados, quais eram os resultados e quais ações eram tomadas diante de desempenhos insatisfatórios.

O que percebemos foi que alguns indicadores não possuíam Metas, e, portanto, sua mensuração não levava necessariamente a melhorias na gestão. Além disso, esses resultados eram apresentados para os Diretores, mas não compartilhados com as demais lideranças. Como consequência, desvios de turnover, por exemplo, não eram informados aos líderes diretos até que se tornassem uma preocupação para a Diretoria.

Outro exemplo relevante foi o Controle de Estoque. Devido à dificuldade na conferência física, a Empresa operava com um controle percentual de Compras sobre Receitas. Com a flutuação de preços de insumos durante a Pandemia, esse referencial perdeu assertividade e passou a ocultar oportunidades de melhoria.

A FC Partners propôs a criação de categorias e a implementação da Curva ABC, permitindo que os itens de maior custo fossem controlados com maior rigor. Além disso, foram sugeridos novos Indicadores para o setor de compras e a implementação de processos como o romaneio de abastecimento da cozinha com estoque mínimo para manipulação, evitando movimentações frequentes de estoque ao longo do dia.

Os Resultados: Maior Eficiência e Melhor Gestão

A experiência prévia da FC Partners foi fundamental para identificar sugestões simples, com ganhos imediatos – os chamados "Quick Wins".

Entre os principais avanços, destacamos:

• Uso de um Fluxo de Caixa mais conciso e confiável, consolidando todas as informações necessárias em um único relatório validado pela Conciliação Bancária.
• Otimização dos processos internos, com proposições pontuais e assertivas de mudanças nos Processos que viabilizaram o melhor controle de Indicadores por área.
• Implementação de um modelo de Reuniões escalonadas para gestão eficiente:
  
   
  1. Reuniões semanais de 30 minutos entre os líderes operacionais, abordando os desvios de indicadores.
   
  2. Reuniões mensais para consolidar os indicadores e definir ações estratégicas para eliminar gargalos.
   
  3. Reuniões mensais de Diretoria, elevando o nível de maturidade da gestão e preparando a empresa para a futura implementação de um conselho consultivo.

Conclusão: Um Novo Modelo de Gestão para o Restaurante

A transformação financeira da Rede de Bares e Restaurantes evidencia como a integração e a confiabilidade das informações são essenciais para o crescimento sustentável do negócio. Com processos internos otimizados e uma abordagem estratégica baseada em dados concretos, o restaurante está agora mais preparado para enfrentar desafios e aproveitar oportunidades de mercado.

Se você deseja aprimorar a gestão financeira do seu negócio e implementar processos mais eficientes, entre em contato conosco e descubra como podemos ajudar!