Uma importante etapa do processo de Planejamento Estratégico, que ocorre após a definição dos Objetivos e Projetos Estratégicos, é a estruturação dos Indicadores de Desempenho, conforme abordado no artigo Governança Corporativa: Planejamento Estratégico.
Os Indicadores de Desempenho, também conhecidos como Key Performance Indicator (KPI), são utilizados para medir e gerenciar o desempenho da companhia. Através dos indicadores é possível identificar o sucesso de determinada área no alcance dos seus Objetivos Estratégicos. A utilização dos KPI’s pelos sócios e gestores permite a antecipação da tomada de decisão, através de medidas corretivas visando contornar os desvios encontrados e ações de melhoria contínua. Em alguns casos pode, inclusive, culminar na mudança do Planejamento Estratégico da companhia.
A definição dos Indicadores de Desempenho deve ser criteriosa, incluindo a análise de fatores que influenciam diretamente o dia a dia da companhia. Existem diversos tipos de indicadores que podem ser acompanhados, como por exemplo, de produtividade, financeiros, qualidade, etc.
Os indicadores podem ser divididos da seguinte forma:
- Indicadores Estratégicos:são os indicadores que serão acompanhados pela Diretoria da companhia. Seu objetivo é mensurar, de forma simples e objetiva, se as metas e objetivos estão sendo cumpridos, como por exemplo a Receita Bruta, EBITDA, Desenvolvimento de Produtos, etc.
- Indicadores Táticos:são os indicadores que serão acompanhados pela Gerência da companhia. Seu objetivo é dar suporte e embasamento aos Indicadores Estratégicos, como por exemplo Faturamento por Cliente, Faturamento por Produto, Margem de Contribuição, etc.
- Indicadores Operacionais:são os indicadores que serão acompanhados pelos Analistas de cada setor da companhia. Seu objetivo é fornecer detalhes e explicações que ajudem a explicar os Indicadores Táticos e Estratégicos, como por exemplo Quantidade de Clientes por Segmento de Atuação, Prazo Médio Estoque, etc.
Os três níveis de atuação citados acima são fundamentais para a correta avaliação e gestão dos KPI´s. A participação de toda a equipe da empresa gera engajamento e, principalmente, possibilita que sejam traçados planos de ações para avaliar e corrigir erros.
Idealmente, os indicadores devem ser definidos com participação de todos os setores da companhia, com o objetivo de mapear as necessidades e objetivos de cada um deles, considerando suas peculiaridades, e tornando mais assertivo o resultado obtido. Porém o que se observa em muitas empresas é a definição de cima para baixo pelos sócios e diretoria. Nesses casos, a direção da companhia pode tomar decisões equivocadas, sem observar as especificidades de cada setor, e optar por metas difíceis de serem alcançadas, criando conflitos e desmotivando os colaboradores.
Com a participação da equipe na definição dos indicadores, os funcionários se tornam mais engajados, se envolvendo mais nas atividades do dia a dia com o objetivo de alcançar as metas e objetivos traçados no Planejamento Estratégico. Ao acompanhar os KPI´s definidos, analisando os resultados obtidos é possível identificar os principais problemas organizacionais e mapear as oportunidades de melhoria.
O acompanhamento constante desses indicadores reduz direcionamentos equivocados, dando maior agilidade às ações corretivas, economizando tempo e recursos que poderiam estar sendo desperdiçados. Seu monitoramento pode ser realizado por meio de planilhas gerenciais, softwares especializados, dashboards e ferramentas de Business Intelligence que auxiliem e facilitem o trabalho de toda a equipe.
Um exemplo de Indicador de Desempenho pode ser observado no quadro abaixo, no qual avalia o desempenho de uma empresa de software para instituições de ensino:
*As informações apresentadas acima são fictícias.
A possibilidade de avaliar, criteriosa e quantitativamente, o desempenho dos setores da companhia, torna os Indicadores de Desempenho uma importante ferramenta que possibilita atestar a qualidade e eficiência organizacional.
Os Indicadores de Desempenho são fundamentais para a profissionalização de uma empresa pois tornam a gestão dos processos organizacionais mais dinâmicos e eficientes. Por meio desta ferramenta, o controle e visão do negócio se tornam mais simples e objetivos, aumentando as chances de gerar melhores resultados no médio e longo prazo.
ARTIGO ESCRITO POR PEDRO FENATI – ASSOCIADO DA FC PARTNERS
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