Uma boa gestão, alinhada com os interesses dos sócios, é fundamental para uma companhia alcançar bons resultados e se destacar em seu setor de atuação. O Planejamento Estratégico, Orçamento Empresarial, Acordo de Sócios, Conselho de Administração e a Gestão do Fluxo de Caixa, abordados em artigos anteriores, são exemplos de importantes ferramentas de gestão e Governança Corporativa. Dentre as várias ferramentas de gestão, pode-se destacar a organização e gestão de processos como uma medida importante para a padronização da companhia.

Em poucas palavras, pode-se dizer que os processos empresariais representam as etapas e atividades necessárias para a execução de determinada tarefa. A partir da padronização e, consequente otimização das rotinas de trabalho nas diversas áreas, a companhia se torna mais eficiente e assertiva para alcançar as metas estabelecidas no Planejamento Estratégico.

Utilizada para evitar gargalos e gerar eficiência, a gestão de processos empresariais garante a integração e sinergia entre as áreas, tornando a troca de informações harmônica e as atividades coordenadas e organizadas. A eficiência do trabalho em equipe está diretamente relacionada à boa definição dos processos. Além disso, a gestão orientada à processos é um grande facilitador no processo de implantação de softwares, possibilitando ganhos de escala relevantes.

Empresas que não possuem seus processos organizacionais bem definidos, podem comprometer sua entrega, devido ao retrabalho, falta de comunicação entre os setores, falta de padrão, etc. É fundamental que os funcionários entendam claramente o seu papel dentro da organização para que assim consigam contribuir e potencializar os resultados. A capacitação e treinamento das pessoas é facilitada pela existência de uma cultura de gestão de processos.

Existem processos para todos os setores e atividades, como por exemplo contas a pagar, contas a receber, compras, recebimento de mercadorias, recrutamento e seleção, vendas etc. Todas as tarefas possuem um processo por trás.

A dependência de poucos funcionários para desempenhar determinada tarefa é muito comum em diversas companhias. Porém, quando ocorre o desligamento destes profissionais, a empresa se depara com sérios problemas devido à não transmissão do conhecimento ou execução das atividades. Por este motivo é fundamental formalizar e documentar os processos empresariais, facilitando o acesso sistematizado à dados, otimizando a compreensão e análise de todos os funcionários

Existem algumas etapas fundamentais à formalização dos processos empresariais, sendo elas:

  • Mapeamento à Consiste no mapeamento do processo atual, ou seja, quais são os setores envolvidos e o fluxo de atividades e informações. Nessa etapa as entrevistas com os funcionários envolvidos no processo são fundamentais pois são eles que detêm o know-how.
  • Modelagem à É a ilustração do fluxo de processos mapeados, ou seja, passo a passo de cada tarefa realizada e cada responsável envolvido. Nesta etapa o fluxograma é a ferramenta mais utilizada.
  • Sugestões de Melhoria à Após o mapeamento e a modelagem é possível identificar os gargalos existentes no fluxo de atividades. Nesta etapa ocorre a sugestão de alterações e melhoria de processos, tornando o fluxo de informações mais eficiente.
  • Implantação à Após a aprovação das sugestões de melhorias pela empresa, ocorre a formalização dos processos mapeados, com todas as tarefas, manuais e ferramentas que possibilitem a execução das atividades. Esta etapa torna acessível para todos os funcionários o passo a passo dos processos de cada área, auxiliando, por exemplo, na definição e acompanhamento do Indicadores de Performance (KPI´s).
  • Monitoramento e Controle à Após a implementação é necessário monitorar as áreas para verificar o cumprimento dos processos, evitando desvios relacionadas à padronização definida. Está etapa é a mais importante para o sucesso na gestão dos processos, a criação de uma cultura com processos internalizados dependem da participação ativa da Diretoria, servindo de exemplo para o restante da companhia. É muito comum que após todas as etapas descritas acima, os processos não sejam implementados por falta de participação e monitoramento das lideranças. É importante destacar que ainda que desenhados e implementados, os processos estão sempre sujeitos a alterações. A melhoria e aprimoramento contínuo são fundamentais para o amadurecimento e crescimento da companhia. É muito importante estar sempre atento às rotinas de trabalho para propor melhorias e ganhos de eficiência.

ARTIGO ESCRITO POR PEDRO FENATI – SÓCIO DA FC PARTNERS

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